1.3.8 Zusammenstellung der Vergabeunterlagen

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Die Vergabeunterlagen müssen grundsätzlich den Anforderungen der Vergabeordnungen bzw. der Haushaltsordnungen und dem jeweils gewählten Vergabeverfahren entsprechen.

Diese sind festgelegt für Bauleistungen in:

• - § 8 VOB/A (national)
• - § 8 EU VOB/A (EU-weit)

bzw. für Liefer- und Dienstleistungen sowie freiberufliche Leistungen in:

• - § 21 UVgO (national)
• - § 29 VgV (EU-weit)

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Für die Zusammenstellung stehen folgende Vordrucke und Vorlagen zur Verfügung. Je nach Vergabeverfahren können einzelne Vordrucke bzw. Vorlagen entfallen, soweit der Vergabegegenstand dies rechtfertigt bzw. die Unterlagen bereits im Rahmen eines Teilnahmewettbewerbs vorgelegen haben.

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Die Unterlagen in diesem Handbuch bestehen aus Vordrucken, Vorlagen und Mustern.

Vordrucke sind verbindlich vorgegebene, unveränderliche Dokumente, in denen keine Eintragungen durch die Vergabestelle erforderlich sind, z.B. "HVA-StBTeilnahmebedingungen", Allgemeine Vertragsbedingungen, Zusätzliche Vertragsbedingungen etc. Änderungen, Ergänzungen oder Streichungen an den Vordrucken mit Außenwirkung sind zur Wahrung einer bundeseinheitlichen Vertragsgestaltung bei Maßnahmen im Bundesfernstraßenbau grundsätzlich nicht vorzunehmen.

Vorlagen sind beispielhafte Dokumente, deren Form und teilweise Inhalt veränderbar ist und in denen Eintragungen durch die Vergabestellen erforderlich sind, z.B. "HVA-StB Aufforderung".

Muster sind beispielhaft ausgefüllte Vorlagen.

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Die Vergabeunterlagen bestehen grundsätzlich aus:

• HVA-StB Aufforderung zur Abgabe eines Teilnahmeantrages/Interessensbestätigung/Angebotes (Anschreiben)
• Anlagen A): Unterlagen, die beim Bewerber bzw. Bieter verbleiben und im Vergabeverfahren zu beachten sind:
  • HVA-StB Teilnahmebedingungen
  • HVA-StB Gewichtung der Zuschlagskriterien
  • HVA-StB Mindestanforderungen Nebenangebote
  • HVA-StB Vorzulegende Unterlagen
  • HVA-StB Information Datenschutz.
• Bei Teilnahmewettbewerben zusätzlich:
  • Leistungsbeschreibung (Entwurf)
  • HVA-StB Gewichtung der Auswahlkriterien
  • HVA-StB Information Datenschutz
• Anlagen B): Unterlagen, die beim Bewerber bzw. Bieter verbleiben und Vertragsbestandteil werden
  • Leistungsbeschreibung
  • HVA StB Besondere Vertragsbedingungen Bauleistungen
  • HVA StB Besondere Vertragsbedingungen Freiberufliche Leistungen
  • HVA StB Besondere Vertragsbedingungen Liefer- und Dienstleistungen
  • HVA StB Weitere Besondere Vertragsbedingungen Bauleistungen
  • HVA StB Weitere Besondere Vertragsbedingungen Liefer- und Dienstleistungen
  • HVA StB Zusätzliche Vertragsbedingungen Bauleistungen
  • HVA StB Zusätzliche Vertragsbedingungen Liefer- und Dienstleistungen
• Anlagen C.1) Unterlagen, die, soweit erforderlich, ausgefüllt mit dem Teilnahmeantrag / der Interessensbestätigung einzureichen sind:
  • HVA StB Teilnahmeantrag/ Interessensbestätigung
  • HVA StB Eigenerklärung zur Eignung
  • Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE)
  • HVA StB Erklärung Bewerbergemeinschaft
  • HVA StB Unterauftragnehmer-/Nachunternehmerleistungen
  • HVA StB Eignungsleihe technische und berufliche Leistungsfähigkeit
  • HVA StB Eignungsleihe wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
  • HVA StB Verpflichtungserklärung
  • Liste der Projektverantwortlichen
• Anlagen C.2) Unterlagen, die, soweit erforderlich, ausgefüllt mit dem Angebot einzureichen sind:
  • HVA StB Angebotsschreiben
  • Teile der Leistungsbeschreibung: Leistungsverzeichnis/Leistungsprogramm
  • HVA StB Honorarermittlung (Freiberufliche Leistungen)
  • HVA StB Honorarübersicht (Freiberufliche Leistungen)
  • HVA StB Eigenerklärung zur Eignung
  • Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE)
  • HVA StB Unterauftrag-/Nachunternehmerleistungen
  • HVA StB Eignungsleihe technische und berufliche Leistungsfähigkeit
  • HVA StB Eignungsleihe wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
  • HVA StB Erklärung Bieter-/Arbeitsgemeinschaft
  • Nachweis Verpflichtung nach Verpflichtungsgesetz gem. § 6 AVB F-StB.
  • Liste der Projektverantwortlichen
• Anlagen D): Unterlagen, die ausgefüllt auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle vorzulegen sind
  • HVA-StB Verpflichtungserklärung

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Weiter sind hier die der "HVA-StB Aufforderung zur Abgabe eines Teilnahmeantrages/Interessensbestätigung/Angebotes" beigefügten Unterlagen aufzuführen, die im jeweiligen Einzelfall nach Abgabe des Teilnahmeantrages/ der Interessensbestätigung/ des Angebotes auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle vorzulegen sind.

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Für alle Teile der Vergabeunterlagen ist eine identische Bezeichnung der Leistung zu wählen.

Diese besteht aus vier Einzelbestandteilen.

In der 1. Zeile erfolgt die Angabe der Projektnummer und der zugehörigen Projektbezeichnung.
In der 2. Zeile erfolgt die Angabe der der konkreten Vergabe zugeordneten Maßnahmennummer und der Maßnahmenbezeichnung bzw. eine Kurzbezeichnung der zu vergebenden Leistung (= Bezeichnung der Leistung). Bei kleineren Maßnahmen bzw. Leistungen, bei denen es kein übergeordnetes Projekt gibt, sollte eine adäquate übergeordnete Projektbezeichnung (z.B. Erhaltungsmaßnahme, Lieferrahmenvertrag o.ä.) und zugehörige Projektnummer gewählt werden.

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Veröffentlichte und frei zugängliche Unterlagen, wie z. B. die Vergabeordnungen sind den Vergabeunterlagen nicht beizugeben.

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Abweichend davon sind den Vergabeunterlagen beizugeben:

Bei Freiberuflichen Leistungen:

• Allgemeine Vertragsbedingungen für Freiberufliche Leistungen (AVB F-StB)
• Technische Vertragsbedingungen (TVB) für Freiberufliche Leistungen

bei Liefer- und Dienstleistungen:

• Zusätzliche Allgemeine Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (Lieferungen und Dienstleistungen) im Straßen- und Brückenbau (ZVB(VOL)-StB).

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Bei allen Vergaben müssen die Vergabeunterlagen unter einer in der Auftragsbekanntmachung zu bezeichnenden elektronischen Adresse unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt abrufbar sein, siehe § 12a EU Abs. 1 Nr. 1 VOB/A bzw. § 11 Abs. 3 VOB/A. bzw. § 41 Abs. 1 VgV bzw. § 29 Abs. 1 UVgO.)

Dies bedeutet, dass auch bei Verfahren mit Teilnahmewettbewerb die Vergabeunterlagen bereits ab dem Tag der Auftragsbekanntmachung bzw. mit Einleitung des Teilnahmewettbewerbs zur Verfügung gestellt werden müssen.

Daher ist die Aufforderung zur Angebotsabgabe einschl. aller dieser zugeordneter Anlagen der Aufforderung zum Teilnahmewettbewerb bzw. zur Interessensbestätigung beizufügen.

Lediglich in besonders zu begründenden Einzelfällen (§ 11b EU Abs. 1 VOB/A bzw. § 41 Abs. 2 VgV bzw. § 29 Abs. 2 UVgO) darf von diesem Gebot abgewichen werden.