Öffentliche Auftraggeber sind verpflichtet, öffentliche Aufträge nach den Grundsätzen des Wettbewerbs, der Gleichbehandlung, der Transparenz und der Dokumentation zu vergeben (§ 97 GWB, § 2 VgV, § 2 EU VOB/A, § 2 VOB Teil A, § 2 UVgO). Dies ist nur zu erreichen, wenn von vornherein so viel Wettbewerb wie möglich erfolgt. Dabei ist größtmögliche Transparenz zu gewährleisten, um für alle Unternehmen die gleichen Voraussetzungen zu schaffen. Zudem schützt diese Vorgehensweise die Vergabestelle vor Manipulation und Korruption.
Mittelständische Interessen sind bei der Vergabe öffentlicher Aufträge vornehmlich zu berücksichtigen (§ 97 Abs. 4 GWB).
Für öffentliche Auftraggeber sieht der rechtliche Rahmen in den wesentlichen Auszügen wie folgt aus:
Der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit (§ 7 BHO) ist bei allen Vergaben nach diesem Handbuch zu beachten. Er gilt sowohl für die Vorbereitung, den Abschluss und die Abwicklung der Verträge als auch für Art und Umfang der Leistungen. Er ist maßgebend für die Bestimmung von Ausführungsart und Güte der benötigten Leistungen und für die Auswahl der für die Beauftragung in Betracht kommenden Angebote.
1.1.1 - 4, 01.11.2026
Bei der Durchführung der Vergabeverfahren ist das Gebot der Geheimhaltung strikt zu beachten (§ 3 UVgO und § 5 VgV). Mitteilungen über Einzelheiten aus Bewerbungen oder Angeboten, über Inhalt von Kommunikation mit Bietern, über Stand und Ergebnisse der Angebotswertung und dergleichen sowie Unterlagen darüber dürfen nur an die mit der Vergabe unmittelbar befassten Bediensteten gegeben werden.
Vorgaben für die Korruptionsprävention sind zu beachten. Bei dem Versuch einer Bestechung sind die strafrechtlichen und dienstrechtlichen Regelungen und Bestimmungen zu beachten.
1.1.1 - 4 - L, 01.11.2026, Für Liefer- und Dienstleistungen gilt:
Namen und Anzahl der am Wettbewerb beteiligten Unternehmen dürfen nicht mitgeteilt werden, da andernfalls Wettbewerbsverzerrungen drohen.
1.1.1 - 5, 01.11.2026
Teil 1 ("Richtlinien für die Durchführung der Vergabeverfahren") und Teil 2 ("Richtlinien für das Abwickeln der Verträge") enthalten Richtlinientexte mit Erläuterungen zu den notwendigen Arbeitsschritten:
Teil 1 umfasst den Ablauf von der Vorbereitung einer Vergabe bis zum Abschluss der beauftragten Leistung.
Teil 2 erläutert die Abwicklung während der Vertragslaufzeit und darüber hinaus bis zum Ablauf der Mängelanspruchsfrist.
Der Teil "Grafiken, Schemata" enthält nützliche Übersichten und Abbildungen.
Der Teil „Vorlagen, Vordrucke, Muster, Anlagen“ enthält alle erforderlichen Formblätter etc.
Der „Anhang“ enthält insbesonere Vertragsbedingungen, Regelwerke, Vorschriften etc.
1.1.1 - 6, 01.11.2026
Teil 1 ist von den Vergabestellen zur einheitlichen Anwendung folgender maßgebender Regelwerke zu beachten:
der vierte Teil des „Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)“,
„Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (Vergabeverordnung - VgV)“,
„Verfahrensordnung für die Vergabe öffentliche Liefer- und Dienstleistungsaufträge unterhalb der EU-Schwellenwerte (Unterschwellenvergabeordnung – UVgO)“,
"Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen – Teil A",
"Abschnitt 1: Allgemeine Bestimmungen für die Vergabe von Bauleistungen",
"Abschnitt 2: Vergabebestimmungen im Anwendungsbereich der Richtlinie 2014/25/EU",
Sowie die jeweiligen haushaltsrechtlichen Regelungen.
1.1.1 - 7, 01.11.2026
Bei Entscheidungen im Vergabeverfahren dürfen natürliche Personen, die gemäß § 6 VgV für einen Auftraggeber als voreingenommen gelten, auf Auftraggeberseite nicht mitwirken. Durch diese Regelung soll sichergestellt werden, dass bei den für den Auftraggeber tätigen Personen keine Interessenkonflikte mit einem Bewerber oder Bieter sowie mit einem Beauftragten des Bewerbers oder Bieters gegeben sind. Die Vergabestelle hat dafür zu sorgen, dass Personen, bei denen ein derartiger Interessenkonflikt besteht, insbesondere an folgenden Tätigkeiten und Entscheidungen nicht beteiligt sind:
Darüber hinaus hat der Auftraggeber nach § 7 VgV sicherzustellen, dass der Wettbewerb durch die Teilnahme von Bewerbern oder Bietern, die vor Einleitung des Vergabeverfahrens den Auftraggeber beraten oder sonst unterstützt haben, nicht verfälscht wird. Die Vorschrift des § 7 VgV umfasst jede Tätigkeit im Vorfeld eines Vergabeverfahrens, die einen Bezug zum konkreten Vergabeverfahren aufweist. So ist z. B. auch ein Bewerber oder Bieter als vorbefasst anzusehen, der Leistungsphasen erbracht hat, die dem zu vergebenden Auftrag vorausgehen. Dies führt zwar nicht ohne weiteres zum Ausschluss dieses Bewerbers oder Bieters, der Auftraggeber hat jedoch die Verpflichtung, den Wissensvorsprung des einen Bewerbers oder Bieters durch Information aller anderen Bewerber oder Bieter auszugleichen. Welche Maßnahmen hierzu erforderlich sind, hängt vom jeweiligen Einzelfall ab.
1.1.1 - 9, 01.11.2026
Vor einem Ausschluss nach § 124 Abs. 1 Nr. 6 GWB ist dem vorbefassten Unternehmen die Möglichkeit zu geben nachzuweisen, dass seine Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens den Wettbewerb nicht verzerren kann.
1.1.1 - 10, 01.11.2026
Auch bei Vergabeverfahren unterhalb der EU-Schwellenwerte sind die Abschnitte 1.1.1 - 7, 1.1.1 - 8 und 1.1.1 - 9 zu beachten.
1.1.1 - 11, 01.11.2026
Die Pflicht zur Geheimhaltung über dienstliche Vorgänge, deren vertrauliche Behandlung durch Landesbeamtengesetze und Tarifverträge oder dienstliche Anordnung vorgeschrieben oder ihrer Bedeutung wegen erforderlich ist, obliegt allen Beschäftigten. Zu den danach zu behandelnden Vorgängen gehören - unabhängig von der Vergabeart - alle mit der Vergabe zusammenhängenden Unterlagen und Einzelheiten (z. B. Verträge, Preisvereinbarungen, Namen der Mitbewerber, Inhalt der Angebote, Einzelheiten aus mündlichen Verhandlungen, DV-Unterlagen).
1.1.1 - 12, 01.11.2026
Diese Verpflichtung gilt auch bei der Informationspflicht gemäß § 134 GWB. Hiernach dürfen an die Bieter nur Informationen weitergegeben werden, die sich auf das Angebot des jeweiligen Bieters beziehen.
1.1.1 - 13, 01.11.2026
Die Geheimhaltung bei der Vergabe ist notwendig, weil eine auch unbeabsichtigte Unterrichtung Dritter (z. B. Bewerber im Wettbewerb) zu Auseinandersetzungen, zu Schädigungen der Auftragsverwaltung und einzelner Bewerber sowie zu Schadensersatzansprüchen führen kann. Die Strafbarkeit der Verletzung von Dienstgeheimnissen richtet sich nach § 353b StGB.
1.1.1 - 14, 01.11.2026
Die Verschwiegenheitspflicht schließt die Verpflichtung ein, ohne Genehmigung des Dienstvorgesetzten weder gerichtlich noch gegenüber anderen Behörden auszusagen (vgl. insoweit LBG, Tarifverträge).
1.1.1 - 15, 01.11.2026
Unzulässige Einwirkungsversuche Dritter in einzelne Vergabevorgänge sind zurückzuweisen. Bei etwaigen Einwirkungsversuchen ist die zuständige vorgesetzte Stelle sofort zu unterrichten.
1.1.1 - 16, 01.11.2026
Ergeben sich Anhaltspunkte für wettbewerbsbeschränkende Absprachen unter den Bietern ist die zuständige Kartellbehörde unverzüglich einzuschalten. Ergeben sich Anhaltspunkte, dass gegen strafrechtliche Bestimmungen verstoßen wurde, ist die zuständige Staatsanwaltschaft unverzüglich einzuschalten. In beiden Fällen ist zu prüfen, welche Konsequenzen für die Weiterführung des Vergabeverfahrens zu ziehen sind.
1.1.1 - 17, 01.11.2026
Ein Anspruch auf Informationszugang Dritter gemäß Informationsfreiheitsgesetz (IFG) besteht bei laufenden Vergabeverfahren unter Beachtung von Abschnitt 1.1.1 - 11 und § 5 Abs. 1 VgV grundsätzlich nicht. Der Anspruch ist gesondert im Einzelfall zu prüfen.
1.1.1 - 18, 01.11.2026
Ausgenommen von der Auskunftspflicht ist dagegen die Einsicht in Teilnahmeanträge/ Angebote und deren Inhalte (insbesondere die Preise und die Preisaufklärungen dazu), Aktennotizen zur Auswahl von Angeboten und Stellungnahmen hierzu und eventuell die vor dem Zuschlag hinterlegten Urkalkulationen der Bieter (Vergabevermerk). Die Vertraulichkeit unterliegt keinen zeitlichen Schranken, da es um den Schutz von Betriebsgeheimnissen und Urheberrechten geht.
1.1.1 - 19, 01.11.2026
Bei etwaigen Antworten auf ein Auskunftsersuchen sind die in der Dienststelle bestehenden Dienstanweisungen zu beachten.
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