2.3.3 Besonderheiten Liefer- und Dienstleistungsverträge

Bei der Abrechnung sind insbesondere § 15 VOL/B und Nrn. 7 und 8 ZVB(VOL)-StB zu beachten:

Zur Abrechnung gehören alle Berechnungen und Feststellungen, die für die Ermittlung der Höhe des Vergütungsanspruches des Auftragnehmers erforderlich sind. Es ist darauf zu achten, dass alle Ermittlungen nachvollziehbar dargestellt werden.

Insbesondere bei Dienstleistungen ist vor Beginn der Ausführung der Vertrag im Hinblick auf Abrech-nungsregelungen eingehend durchzuarbeiten. Aussagen zur Abrechnung können in den einzelnen Teilen der Leistungsbeschreibung, in den Besonderen Vertragsbedingungen und im Zuschlagsschreiben enthalten sein. Vertragsänderungen zum Vertrag können ebenfalls Aussagen zur Abrechnung enthalten.

Vom Auftragnehmer ist zu verlangen, dass er nach § 15 Nr. 1 (1) VOL/B seine Lieferungen und Leistungen nachprüfbar abrechnet. Dabei hat er die im Vertrag vereinbarte Reihenfolge der Positionen einzuhalten, die in den Vertragsbestandteilen enthaltenen Bezeichnungen zu verwenden sowie gegebenenfalls sonstige im Vertrag festgelegten Anforderungen an Rechnungsvordrucke zu erfüllen und Art und Umfang der Leistung durch Belege in allgemein üblicher Form nachzuweisen.

Als Grundlage für die Leistungsnachweise sind dabei nur anzuerkennen

• für die Abrechnung nach Soll-Daten: Von Auftraggeber und Auftragnehmer anerkannte Unterlagen, die alle für das Abrechnen erforderlichen Angaben enthalten.
• für die Abrechnung nach Ist-Daten: Gemeinsame Feststellungen (z. B. Wiegescheine, Lieferscheine, Frachtbriefe, Stundenlohnzettel).

Wenn das anzuwendende Abrechnungsverfahren nicht im Vertrag festgelegt ist, muss es spätestens vor Beginn der jeweiligen Leistungen vereinbart werden.

Alle Abrechnungsunterlagen sind als zahlungsbegründende Unterlagen zu behandeln (siehe Abschnitt 3.7 Rechnungen und Zahlungen).

Die Akten sind übersichtlich zu ordnen, und zwar so, dass die zahlungsbegründenden Unterlagen in die Schlussrechnungsunterlagen übernommen werden können.

Wenn für die Abrechnung von Stoffen nach Gewicht im Vertrag keine andere Regelung getroffen ist, so ist vom Auftragnehmer zum Nachweis des Verbrauchs gemäß Nr. 8.1 ZVB(VOL)-StB die Vorlage von Wie-gescheinen oder Frachtbriefen, gegebenenfalls von Lieferscheinen, zu verlangen.

Dabei ist zu beachten:

Wiegescheine sind Leistungsnachweise in Form von Ausdrucken einer geeichten Waage für den Material-nachweis bei der Abrechnung von Lieferungen nach Gewicht, die im Gegensatz zum gemeinsamen Aufmaß ohne die unmittelbare Mitwirkung des Auftraggebers entstehen. Sie stellen einen Sachverhalt ver-bindlich fest und sind Urkunden.

Frachtbriefe (§ 408 HGB) werden vom Absender von Gütern auf Verlangen des Frachtführers über das Frachtgeschäft ausgestellt. Nach der Übergabe sind sie Urkunden über den Abschluss und Inhalt des Frachtvertrages. Durch die Annahme wird der Empfänger verpflichtet, dem Frachtführer nach Maßgabe des Frachtbriefes Zahlung zu leisten (§ 420 HGB).

Lieferscheine sind Begleitpapiere einer Ware eines Lieferanten, die nach Unterzeichnung durch den Emp-fänger zu Beweisurkunden über den Empfang werden. Wenn ein Lieferschein die Angaben eines Wiegescheines (siehe Nr. (10)) enthält, ist er wie ein Wiegeschein zu behandeln.

Die Wiegescheine, Frachtbriefe und Lieferscheine sind, wenn sie für Abrechnungszwecke benötigt wer-den, als zahlungsbegründende Unterlagen zu behandeln (siehe Abschnitt 3.7 Rechnungen und Zahlungen).

Es ist darauf zu achten, dass der Wiegeschein gemäß Nr. 8.1 ZVB(VOL)-StB die folgenden Angaben enthält:

• Lieferwerk
• Name des Empfängers,
• Bezeichnung des Wägegutes,
• Nummer des Wiegescheins,
• Datum und Uhrzeit der Wägung (maschinengerecht),
• Taramasse (T), kein gespeicherter mittlerer Tarawert (PT),
• Bruttomasse (B),
• Nettomasse (N),
• Kennzeichnung des Fahrzeugs (betriebseigene Bezeichnung/amtliches Kennzeichen).

Die Nummer des Wiegescheins muss vom Druckwerk fortlaufend mitgedruckt werden. Die Taramasse muss bei jeder Wägung neu ermittelt werden. Gespeicherte mittlere Tarawerte (Festtara) von Kraftfahrzeugen zur Bestimmung der Nettomasse dürfen nicht verwendet werden.

Beim Einsatz von Schaufellader- bzw. Förderbandwaagen gelten zusätzlich folgende Regelungen:

• Anstelle des Ausdruckes von Tara- und Bruttomasse tritt die Nettogesamtmasse des Ladegutes sowie zusätzlich bei Schaufellader-Waagen die Anzahl der geladenen Schaufeln (Ladevorgänge).
• Die Wiegenachweise sind vom Bedienungspersonal der Schaufellader- bzw. Förderband-Waagen zu bestätigen.

In der Regel stammen die ausgedruckten Messwerte aus einer frei programmierbaren Zusatzeinrichtung (Belegdrucker und PC). Dies muss auf dem Wiegeschein vermerkt sein. Zudem muss der Wiegeschein den Hinweis tragen, dass die geeichten Messwerte eingesehen werden können (Eichspeicher oder Alibidrucker). Die Werte im Eichspeicher und die Ausdrucke des Alibidruckers werden durch den Waagenbetreiber mindestens drei Monate aufbewahrt. Die Wiegescheine sind auf offensichtlich falsche Angaben oder Widersprüche (z. B. stets gleiches Tara) zu prüfen. Gegebenenfalls sind die geeichten Messwerte gemeinsam mit dem Auftragnehmer einzusehen. Zudem sollten Kontrollwägungen durch den Auftraggeber (Nr. 8.1 ZVB(VOL)-StB) durchgeführt werden.

Bei einem Massenachweis durch Schaufellader- bzw. Förderband-Waagen sollten kontinuierlich für 10 % der Lieferungen Kontrollwägungen durchgeführt werden. Notwendige Änderungen oder zusätzliche Eintragun-gen sind zweifelsfrei vorzunehmen und müssen vom Auftraggeber und Auftragnehmer zusätzlich abgezeich-net werden.

Die Wiegescheine sind gemäß Nr. 8.1 ZVB(VOL)-StB am Empfangsort in doppelter Ausfertigung zu verlangen, in Empfang zu nehmen und unter Angabe der Ordnungszahl aus den Vertragsunterlagen und gegebenenfalls der Verwendungsstelle durch Unterschrift von dem Beauftragten des Auftraggebers zu bestätigen.

Die ausgedruckten Angaben sind auf offensichtlich falsche Angaben oder Widersprüche (z. B. stets gleiches Tara) zu prüfen. Kontrollwägungen sind nach Erfordernis zu veranlassen.

Das Original behält der Auftraggeber, die bestätigte Durchschrift erhält der Auftragnehmer bzw. der zur Erfüllung des Auftrages eingesetzte Unternehmer (z. B. Speditionsfirma).

Die Originale der Wiegescheine, Frachtbriefe und Lieferscheine sind unter Verschluss zu halten, bis sie der Schlussrechnung beigefügt werden. In die Originale dürfen nachträglich keine Eintragungen vorgenommen werden.

Für Leistungen nach Stundenverrechnungssätzen ist § 16 VOL/B zu beachten.

Es ist darauf zu dringen, dass geeignete Arbeitskräfte in richtiger Anzahl eingesetzt werden, dass sie eine angemessene Leistung erzielen und im vereinbarten Umfang beaufsichtigt werden.

Für die Abrechnung gelten die im Vertrag vereinbarten Abrechnungssätze.

Werden Leistungen zu Stundenverrechnungssätzen ohne vorherige Vereinbarung mit dem Auftraggeber ausgeführt, so sind die darüber vorgelegten Belege nicht zu bescheinigen und dem Auftragnehmer zu-rückzugeben.

Bei der Entgegennahme der Belege über Leistungen nach Stundenverrechnungssätzen ist darauf zu achten, dass diese in doppelter Ausfertigung vorgelegt werden und außer den allgemeinen Angaben folgende Angaben enthalten (Nr. 9 ZVB(VOL)-StB und § 16 Nr. 2 VOL/B):

Allgemeine Angaben:

• Datum des Arbeitstages,
• Bezeichnung des Leistungsortes,
• Art der Leistung,
• Ordnungszahl (Positionsnummer).

Leistungsbezogene Angaben:

• die Namen der Arbeitskräfte und deren Berufs-, Lohn- oder Gehaltsgruppe,
• die am Leistungsort erbrachten Arbeitsstunden je Arbeitskraft,
• der für die Leistung entstandene Verbrauch von besonders zu vergütenden Stoffen,
• die geleisteten Betriebsstunden der Geräte und Maschinen mit Angabe der Gerätekenngrößen,
• die angefallenen Vorhaltezeiten von Einrichtungen,
• der im Zusammenhang mit der Leistung entstandene Aufwand für besonders zu vergütende Frachten, Fuhr- und Ladeleistungen,
• etwaige Sonderkosten.

Leerzeilen in den Belegen sind in beiden Ausfertigungen zu sperren.

Die Originale der Belege verbleiben beim Auftraggeber. Die zweiten Ausfertigungen sind dem Auftragnehmer unverzüglich zurückzugeben.

Nach Prüfung der Angaben auf den Belegen sind diese durch den Auftraggeber zu bescheinigen, even-tuelle Einwendungen zum Inhalt eines Beleges sind auf beiden Ausfertigungen zu vermerken.

Bei dem Abrechnen nach Soll-Daten ist wie folgt zu verfahren:

1. Nach Abschluss der Leistung bzw. festgelegter Teile ist das Einhalten der vorgegebenen Soll-Daten zu kontrollieren.
2. Wenn die Kontrollen zeigen, dass die Leistungen unter Berücksichtigung der vertraglich festgelegten Toleranzen nach den Soll-Daten ausgeführt wurden, ist dies dem Auftragnehmer als Grundlage der Abrechnung zu bestätigen.
3. Weichen die Ergebnisse der Kontrollen um mehr als die vertraglich festgelegten Toleranzen von den Soll-Daten ab, so gilt Folgendes: Vom Auftragnehmer ist ein Nacharbeiten zur Erreichung der vertraglich geforderten Leistung bei Einhaltung der vertraglich festgelegten Toleranzen zu fordern.

Ist das Nacharbeiten wegen der Unverhältnismäßigkeit des Aufwandes nicht vertretbar, so ist zu prüfen, ob dem Auftraggeber aus der Abweichung unmittelbare oder mittelbare Nachteile entstehen können.

Sind keine Nachteile für den Auftraggeber zu erkennen, so werden die Soll-Daten der Abrechnung zugrunde gelegt. Für Minderleistungen muss ein Abzug erfolgen.

Ist jedoch ein Nachteil für den Auftraggeber zu erkennen, ist vom Auftragnehmer nach Entscheidung des Auftraggebers oder entsprechend den vertraglichen Regelungen einzeln oder zusammen Folgendes zu fordern:

• Teilweises Abrechnen aufgrund von Aufmassen bei Minderleistung,
• Übernahme der aus dem Nachteil dem Auftraggeber entstehenden Kosten.