2.8.5 Unterlagen für die Rechnungslegung
2.8 Rechnungen und Zahlungen
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01.11.2026
Unterlagen für die Rechnungslegung sind alle digitalen und analogen Unterlagen, die für die Rechnungsprüfung als Nachweis für die ordnungsgemäße Haushalts- und Wirtschaftsführung benötigt werden. Sie sind begründende Unterlagen im Sinne der jeweils geltenden Haushaltsordnungen und als solche zu behandeln sowie sicher und geordnet aufzubewahren.
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Die Unterlagen sind so übersichtlich und nachvollziehbar zu ordnen und zu strukturieren, dass eine Rechnungsprüfung ohne Rückfragen möglich ist. Die ausgefüllte Vorlage HVA B-StB „Unterlagen für die Rechnungslegung“ ist analogen Unterlagen vorzuheften. Digitale Unterlagen sind in gleicher Weise zu ordnen.
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Für Bauleistungen gilt:
Für jeden im Bereich des Bundesfernstraßenbaus abgeschlossenen Bauvertrag mit einer Auftragssumme ≥ 12.500 € (brutto) ist eine Liste aller Rechnungen und Zahlungen zu führen. Hierin sind das Datum und die Höhe der Rechnungen sowie Datum und Höhe der Zahlungen aufzuführen.
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Für Bauleistungen gilt:
Zusätzlich ist für jede im Straßenbauplan (Anlage zum Haushaltsplan) einzeln veranschlagte Maßnahme für die Rechnungsprüfung eine Liste aller Verträge und Bestellscheine zu führen. Diese muss u.a. die Auftrags(Vertrags-)- bzw. Bestellscheinnummer, das Auftragsdatum, die Auftragshöhe und die Bezeichnung der Leistung enthalten.
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Für Bauleistungen gilt:
Für jeden Vertrag ist eine Unterlage für die Rechnungslegung zu führen. Die Vorlagen „HVA B-StB Unterlagen für die Rechnungslegung“ geben eine Gliederung dieser Unterlagen vor. Weitere Untergliederungen sind zulässig.
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Für Bauleistungen gilt:
Wenn es unzweckmäßig ist, Unterlagen unter einzelnen Gliederungspunkten beizufügen, sind die Fundstellen anzugeben. Falls Unterlagen nicht erforderlich waren (z. B. keine Planfeststellung bei Deckenerneuerung) und deshalb nicht erstellt wurden, ist dies im Inhaltsverzeichnis anzugeben.
