2.8.3. - 1 , 01.11.2026
Eingegangene Rechnungen sind wie folgt zu behandeln:
1. Eingangsstempel unverzüglich aufbringen.
2. Mehrausfertigungen mittels Durchkreuzen oder Stempelaufdruck kennzeichnen.
3. Durchsicht der Rechnungen auf Vollständigkeit und Prüffähigkeit.
3.1 Rechnungen sind formal daraufhin durchzusehen, ob
- die Kennzeichnung als Abschlags-, Schluss- oder Teilschlussrechnung vorhanden ist,
- Abschlags- bzw. Teilschlussrechnungen richtig nummeriert sind,
- vereinbarte Mehrausfertigungen und Anlagen beigefügt sind,
- Teilleistungen wie im Leistungsverzeichnis bezeichnet sind,
- Teilleistungen einzeln und in der Reihenfolge des Leistungsverzeichnisses aufgeführt sind,
- alle bisherigen Abschlagszahlungen einzeln mit Ausweis der Umsatzsteuerbeträge aufgeführt sind,
- die erforderlichen Belege (z. B. Aufmaße, Gewichtsnachweise, Stundenlohnzettel), Zeichnungen und Mengenberechnungen vorliegen.
3.2 Nicht prüfbare Rechnungen oder Rechnungsbestandteile sind mit Anschreiben unter Angabe der Mängel unverzüglich zurückzusenden.
4. Prüfen der Rechnungen:
4.1 Hinsichtlich der Übereinstimmung mit dem Vertrag ist zu prüfen, ob
- die Rechnung nur Leistungen des Vertrages enthält (Vertragsänderungen/Nachträge müssen schriftlich erfolgt sein),
- die in den vorliegenden Belegen (z. B. Aufmaße, Nachweise der Massen, Stundenlohnzettel) gemeinsam festgestellten Sachverhalte der vereinbarten Vergütung zugrunde gelegt werden können,
- die jeweilige Leistung der richtigen Ordnungszahl zugeordnet wurde,
- die Abrechnungseinheit dem Vertrag entspricht,
- die Abrechnungsregelungen (siehe Vorlage HVA-StB „Weitere Besondere Vertragsbedingungen“) sowie gegebenenfalls Zahlungspläne bei Pauschalabrechnungen beachtet wurden,
- die aufgeführten Teilleistungen einschließlich Nebenleistungen entsprechend den Inhalten des Vertrages vollständig erbracht sind,
- für bestimmte Teilleistungen neue Preise verlangt werden müssen,
- für die aufgeführte Teilleistung oder Teile davon die Ersatzpflicht eines Dritten in Frage kommt,
- Ergebnisse von Kontrollwägungen zu berücksichtigen sind (siehe Vorlage HVA-StB "Weitere Besondere Vertragsbedingungen“),
- Mehr- oder Minderverbrauch von Stoffen richtig berücksichtigt ist,
- Preisnachlässe zu berücksichtigen sind,
- eine Lohngleitklausel richtig berücksichtigt ist,
- eine Stoffpreisgleitklausel richtig berücksichtigt ist,
- Ausführungsfristen überschritten sind (Ziffer 1 der Besonderen Vertragsbedingungen).
4.2 Bezüglich der Mengenansätze, Zahlenangaben und Eingabedaten ist zu prüfen bzw. nachzurechnen, ob
- die Mengen in der Rechnung mit den geprüften Ergebnissen der Mengenberechnungen übereinstimmen,
- die verlangten Preise mit den vertraglich vereinbarten übereinstimmen,
- die Gesamtbeträge und die Rechnungssumme richtig berechnet sind,
- Ergebnisse von Kontrollwägungen richtig berücksichtigt sind,
- Mehr- oder Minderverbrauch von Stoffen richtig berechnet ist,
- Preisnachlässe und Skonti richtig berechnet sind,
- Mehr- oder Minderaufwendungen aus vereinbarten Gleitklauseln richtig berechnet sind,
- die Umsatzsteuer richtig berechnet ist,
- alle Abschlagszahlungen richtig aufgeführt und vom Rechnungsbetrag richtig abgesetzt sind (siehe Vorlage HVA-StB „Weitere Besondere Vertragsbedingungen“).
4.3 Es ist zu prüfen, ob Abzüge oder Einbehalte vorzunehmen sind, insbesondere
- Abzüge wegen fehlender Bürgschaften bzw. wegen Nichteinhaltung von Anforderungen aus den „Zusätzlichen Technischen Vertragsbedingungen“ (siehe Teil 2, Abschnitt 11 Mängelansprüche Nr. (502) ff.), vorgenommen werden müssen
Weiter ist zu prüfen, ob
- Minderung der Vergütung wegen Vorliegen anderer Mängel oder ausstehender Nachweise verlangt werden muss,
- Gegenforderungen des Auftraggebers zu berücksichtigen sind,
- Vertragsstrafen und Schadensersatzbeträge bzw.
- Einbehalte wegen Mängelbeseitigungskosten in Abzug zu bringen sind (siehe Abschnitt 2.7 „Sicherheitsleistungen").
4.4 Die Kontrolle der ausgeführten Leistungen durch Vergleich der Soll- und Ist-Mengen hinsichtlich auffälliger Mengenverschiebungen und gegebenenfalls Aufklärung des Entfallens wesentlicher Teilleistungen (siehe Teil 2, Abschnitt 2 Leistungsüberwachung Nrn. (318) ff.), insbesondere bei Positionen mit besonders hohen oder niedrigen Einheitspreisen ist durchzuführen und zu dokumentieren.
5. Bei Pauschalabrechnungen mit Zahlungsplan ist zu bestätigen, dass die Leistung vertragsgemäß erbracht wurde.
6. Bei Schlussrechnungen ist zu prüfen, ob alle vertraglich geschuldeten Leistungen (z. B. Dokumentationen) erbracht sind.
7. Feststellen der Rechnung durch Aufbringen der Feststellungsbescheinigungen auf deren Original.
2.8.3. - 2 - L , 01.11.2026 , Für Liefer- und Dienstleistungen gilt:
Folgende Rechnungsbelege sind zu unterscheiden:
„Ausgabebelege“ begründen die Leistung und Buchung von Auszahlungen bei Ausgabetiteln sowie die Annahme und Buchung von Einzahlungen, die von den Ausgaben abzusetzen sind (Ausgabenabsetzungen).
„Einnahmebelege“ begründen die Annahme und Buchung von Einzahlungen bei Einnahmetiteln sowie die Leistung und Buchung von Auszahlungen, die von den Einnahmen abzusetzen sind (Einnahmeabsetzungen).
„Umbuchungsbelege“ begründen die Absetzung eines Betrages bei einer Verbuchungsstelle und seine Buchung bei einer anderen.
2.8.3. - 3 - L , 01.11.2026 , Für Liefer- und Dienstleistungen gilt:
Es ist zu beachten, dass zu einem Rechnungsbeleg
- die geprüfte Rechnung des Auftragnehmers,
- die sonstigen die Zahlung begründenden Unterlagen,
- die förmliche Kassenanordnung (Auszahlungs-, Annahme-, Umbuchungsanordnung),
- der Zahlungsnachweis,
gehören.
Zur kassentechnischen Behandlung der Rechnungen sind die vorgeschriebenen Formblätter zu verwenden.
2.8.3. - 4 - L , 01.11.2026 , Für Liefer- und Dienstleistungen gilt:
Die förmliche Kassenanordnung ist zu begründen.
Sind Schriftstücke vorhanden, aus denen sich der Grund und die Höhe der Zahlung ergeben (z. B. Verträge, Rechnungen über Lieferungen oder Leistungen, amtliche Festsetzungen), so sind sie der Kassenanordnung geordnet und fortlaufend nummeriert beizufügen. Kann die Urschrift nicht beigefügt werden, so sind Ablichtungen oder beglaubigte Abschriften zu verwenden.
Soweit sich Zweck und Anlass einer Zahlung nicht aus den beizufügenden Unterlagen ergeben, ist in die Kassenanordnung selbst eine besondere Begründung aufzunehmen. Diese muss vollständig sein, so dass eine Prüfung ohne Rückfragen möglich ist.
Zur Vereinfachung kann auf einen anderen Rechnungsbeleg verwiesen werden.
2.8.3. - 5 - L , 01.11.2026 , Für Liefer- und Dienstleistungen gilt:
Müssen zur Begründung mehrerer Buchungen gleichlautende Rechnungsbelege gefertigt werden, so ist jeder Beleg mit der Angabe zu versehen, welche Buchung durch ihn begründet werden soll.
2.8.3. - 6 - L , 01.11.2026 , Für Liefer- und Dienstleistungen gilt:
Werden Schriftstücke für mehrere Kassenanordnungen benötigt, sind diese Schriftstücke der ersten Kassenanordnung beizufügen bzw. ist ein Sammelbeleg anzulegen.
Entsprechende Hinweise auf den Kassenanordnungen müssen gewährleisten, dass die Schriftstücke und die Kassenanordnungen für Zwecke der Rechnungsprüfung zusammengeführt werden können.
2.8.3. - 7 - L , 01.11.2026 , Für Liefer- und Dienstleistungen gilt:
Besteht ein Rechnungsbeleg aus mehreren Teilen, sind diese so miteinander zu verbinden, dass ein Verlust einzelner Teile des Rechnungsbeleges oder eine Vermengung mit anderen Belegen ausgeschlossen ist. Auf den Rechnungsbelegen soll ein Heftrand von ausreichender Breite frei bleiben.
2.8.3. - 8 - L , 01.11.2026 , Für Liefer- und Dienstleistungen gilt:
Alle Unterlagen sind bei der Dienststelle sicher und geordnet aufzubewahren. Die Bestimmungen über die Aufbewahrungsfristen sind zu beachten.